Cel główny
Projekt ,,e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w Urzędach Marszałkowskich Województw Wielkopolskiego i Kujawsko-Pomorskiego'' jest narzędziem, które ma wzmocnić potencjał oraz zmodernizować system zarządzania administracji samorządowej w województwie wielkopolskim i kujawsko-pomorskim. Projekt e-UM ma rozwiązać m.in. problem nieświadomości mieszkańców województw objętych projektem na temat możliwości wykorzystywania usług elektronicznych w związku ze sprawnym załatwianiem spraw urzędowych. Planowane jest także opracowanie nowych e-Usług świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego za pomocą platformy ePUAP. Elektronizacja usług będzie możliwa m.in. dzięki wdrożeniu podejścia procesowego, dokonaniu mapowania procesów administracyjnych na e-Usługi oraz ich wdrożeniu. Dodatkowo opracowane zostaną nowoczesne rozwiązania informatyczne takie jak m.in. wyszukiwarka aktów prawnych.

Okres realizacji: 01.04.2014 – 30.09.2015

Zadania w projekcie e-UM

Zadanie nr 1 – Prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych zmierzających do podniesienia świadomości obywateli i promocji e-Usług

Celem zadania jest podniesienie świadomości obywateli o istnieniu i możliwościach e-Usług dla zwiększenia wykorzystania elektronicznych usług publicznych świadczonych przez JST objęte wsparciem. W ramach zadania planowane jest przygotowanie strony internetowej projektu, spotów telewizyjnych, felietonów, nagrań radiowych, bilboardów oraz konferencji i konsultacji w zakresie opracowanych e-Usług.

Aktualizacja: zakończyliśmy prace nad kampanią informacyjno – promocyjną Projektu. 1 września br. rusza kampania medialna, informująca i promujące e-Usługi w Urzędach Marszałkowskich Województw Wielkopolskiego i Kujawsko – Pomorskiego.

Zadanie nr 2 – Analiza szczegółowych potrzeb, przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń dla pracowników JST

Celem zadania jest podniesienie wiedzy i umiejętności pracowników samorządowych w zakresie stosowania nowoczesnych rozwiązań IT w procesie świadczenia elektronicznych usług publicznych. Przewiduje się przeprowadzenie 1188 godzin szkoleń oraz 3 szkoleń certyfikacyjnych.

Aktualizacja: w ramach projektu przeszkoliliśmy pracowników obu Urzędów w zakresie standardów elektronizacji urzędów, e-Usług, profilu zaufanego, podpisu elektronicznego, dokumentów elektronicznych. Szkolenia rozpoczęły się w listopadzie 2014r. i trwały do lipca 2015r.

Zadanie nr 3 – Mapowanie i optymalizacja referencyjnych procesów samorządowych

Celem zadania jest określenie i zamodelowanie procesów istotnych z punktu widzenia interesariuszy a realizowanych przez urzędy. Procesy te zostaną zmapowane na e-Usługi opracowywane w zadaniu nr 4. Po wybraniu procesów zostaną przygotowane raporty dokumentujące przebieg procesów wraz ze szczegółową dokumentacją dotyczącą realizacji pojedynczej instancji procesu.

Aktualizacja: wykonaliśmy analizę zadań wykonywanych przez Departamenty/ Biura w naszych Urzędach. Na tej podstawie dokonaliśmy modelowania procesów istotnych z punktu widzenia beneficjentów. Efektem tej pracy było wytypowanie usług, które będą udostępnione w formie elektronicznej przez nasze Urzędy na platformie e-PUAP oraz wiedza wynikająca z samego procesu mapowania, która pozwoli nam na optymalizację zbadanych procesów.

Zadanie nr 4 – Opracowanie i wdrożenie e-Usług oraz wspomagających usług e-Urzędu

Celem zadania jest wzrost wymiany korespondencji elektronicznej wysyłanej przez urzędy JST, a także wzrost liczby elektronicznych usług publicznych świadczonych przez JST za pomocą platformy ePUAP. Planowana jest implementacja 30 e-Usług (15 w woj. wielkopolskim i 15 w woj. kujawsko-pomorskim). Planowane jest także opracowanie narzędzia pozwalającego na wysyłanie korespondencji seryjnej do klientów zewnętrznych przez ePUAP oraz dokonanie usprawnień w istniejącym systemie EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami). W Toruniu dodatkowo zostanie zakupiony i uruchomiony Urzędomat pozwalający mieszkańcom na złożenie korespondencji, jej digitalizację oraz skorzystanie z e-Usługi.

Aktualizacja: spośród wielu zadań wykonywanych przez Urzędy Marszałkowskie, wybraliśmy (w naszej ocenie) procesy istotne z punktu widzenia beneficjentów, które wkrótce udostępnimy w formie e-Usług na platformie e- PUAP.

Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego udostępni następujące e – Usługi:

1. Zgłoszenie dla kandydatów ubiegających się o pracę w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego
2. Przyjęcie na praktykę absolwencką, studencką lub wolontariat w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego
3. Udostępnienie informacji publicznej na wniosek w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego
4. Przyjmowanie i rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego
5. Wniosek o udzielenie dotacji na budowę/ przebudowę dróg dojazdowych do gruntów rolnych
6. Wniosek o umorzenie całkowite/ częściowe, odroczenie terminu płatności lub rozłożenie na raty zobowiązań finansowych z tytułu wyłączenia gruntów z produkcji rolnej wobec budżetu Województwa Wielkopolskiego dla osób fizycznych, prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej
7. Wniosek o przyznanie nagrody Marszałka Województwa Wielkopolskiego w dziedzinie twórczości artystycznej, upowszechniania i ochrony dóbr kultury
8. Wniosek o przyznanie stypendium Marszałka Województwa Wielkopolskiego w dziedzinie kultury
9. Sprawozdanie z wykonania planu działalności realizowanego w ramach systemu kontroli zarządczej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu oraz Wojewódzkich Samorządowych Jednostek Organizacyjnych
10. Wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu z opłatami za korzystanie ze środowiska
11. Złożenie oferty na realizację zadania publicznego
12. Program Rozwoju Bazy Obiektów Sportowych Województwa Wielkopolskiego (Wniosek o ujęcie zadania inwestycyjnego w „Wieloletnim Programie Rozwoju Bazy Obiektów Sportowych Województwa Wielkopolskiego w latach 2015-2018” w oparciu o środki pochodzące z „Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej”)
13. Przyznawanie jednorazowych stypendiów naukowych Marszałka Województwa Wielkopolskiego
14. Wpis do ewidencji psychologów uprawnionych do wykonywania badań psychologicznych w zakresie psychologii transportu
15. Wniosek o wydanie zaświadczenia stwierdzającego charakter, okres i rodzaj działalności wykonywanej w Rzeczypospolitej Polskiej na rzecz podmiotu zamierzającego wykonywać działalność na terytorium innego niż Rzeczpospolita Polska państwa członkowskiego

Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko – Pomorskiego udostępni następujące e – Usługi:

1. Obsługa skarg w trybie art. 228 Kpa
2. Nadawanie Medalu za Zasługi dla Województwa Kujawsko – Pomorskiego
3. Obsługa wniosków w trybie art. 242 Kpa
4. Udostępnienie informacji publicznej na wniosek
5. Nadawanie Odznaki Honorowej za Zasługi dla Województwa Kujawsko – Pomorskiego
6. Obsługa Członków Zarządu Województwa Kujawsko – Pomorskiego z Interesantami
7. Przyznawanie Honorowego Patronatu/ Udział w Komitecie Honorowym Województwa Kujawsko – Pomorskiego
8. Udostępnianie informacji o środowisku i jego ochronie
9. Przyznawanie stypendiów sportowych dla osób fizycznych za osiągnięte wyniki sportowe
10. Przyznawanie nagród dla osób fizycznych za osiągnięte wyniki sportowe, trenerów oraz innych osób wyróżniających się osiągnięciami w działalności sportowej
11. Nagrody dla osób wyróżniających się w działalności pomocy społecznej „Stalowy Anioł”
12. Stypendia artystyczne dla osób zajmujących się działalnością artystyczną, upowszechnianiem kultury i opieką nad zabytkami
13. Udostępnianie dokumentów znajdujących się w Archiwum Zakładowym
14. Tworzenie bazy ofert inwestycyjnych z regionu kujawsko – pomorskiego
15. Stypendia uczniowskie.

W ramach tego zadania Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko – Pomorskiego zakupił urzędomat, który udostępniony jest w budynku Urzędu przy ul. Targowej 13/15 w Toruniu, gdzie mają siedzibę Departamenty Środowiska, Rolnictwa i Geodezji.

Zadanie nr 5 – Opracowanie i wdrożenie dziedzinowych systemów informatycznych

Celem zadania jest wdrożenie lub modernizacja w JST dziedzinowego systemu informatycznego wspierającego świadczenie samorządowych usług publicznych. W obydwu zaangażowanych urzędach. Systemem tym będzie Lokalny System Informacji Prawnej, na którym zostanie udostępniona e-usługa pozwalająca m.in. na wielokryterialne wyszukiwanie aktów prawnych czy śledzenie ich historii opartej na informacjach publikowanych w ramach Biuletynów Informacji Publicznej.

Aktualizacja: nadal trwają prace nad digitalizacją aktów prawnych, które będą udostępnione przez Lokalny System Informacji Prawnej.

Beneficjenci projektu

Głównymi odbiorcami projektu jest 1837 pracowników jednostek samorządów terytorialnych i organów administracji publicznej województw wielkopolskiego i kujawsko-pomorskiego, którzy zostaną odpowiednio przeszkoleni w zakresie efektywnego świadczenia usług elektronicznych oraz wymianie korespondencji elektronicznej. W ramach projektu zostaną także zorganizowane szkolenia dotyczące elektronizacji usług, platformy ePUAP, profilu zaufanego oraz zarządzania dokumentami elektronicznymi.

Grupą docelową są także wszyscy mieszkańcy uczestniczących w projekcie e-UM województw, którzy będą mogli korzystać z opracowanych w projekcie e-Usług, a dzięki przewidzianym konferencjom i akcjom promocyjnym będą informowani o możliwościach wygodnego, szybkiego oraz elektronicznego załatwiania spraw urzędowych za pomocą narzędzi IT.

Podmioty zaangażowane w projekt

W projekcie e-UM biorą udział trzy podmioty:

1. Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
2. Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu
3. Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu

Finansowanie projektu
Projekt ,,e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w Urzędach Marszałkowskich Województw Wielkopolskiego i Kujawsko-Pomorskiego'' finansowany jest ze źródeł Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach konkursu 2/POKL/5.2.1/2013. Realizacja projektu odbywa się w okresie od 01.04.2014 do 30.09.2015 roku. Numer projektu: POKL.05.02.01-00-002/14.